MEPA - Guida completa agli acquisti della Pubblica Amministrazione online

In un'era sempre più digitale, aumentano gli strumenti per facilitare gli acquisti in rete e ottimizzare i costi. Vale anche per la Pubblica Amministrazione, che può razionalizzare la spesa pubblica quando si acquistano beni e servizi. Persino per gli arredi, come i nostri divanetti per uffici e sale d'attesa. Per questo è nato un portale dedicato agli acquisti online da parte delle PA, vediamo meglio di cosa si tratta e come funziona.

Che cos'è il MEPA

Letteralmente questa sigla, scritta solitamente MePA, indica il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione. È parte del programma "Acquisti in Rete PA", che comprende strumenti digitali per gli acquisti pubblici.

In pratica, il MEPA è una piattaforma digitale italiana per gli acquisti della PA, che rappresenta un vero e proprio mercato elettronico per comprare beni, servizi e lavori.

È nato come strumento per rendere efficiente la spesa pubblica per lavori, servizi e forniture, in cui la pubblica amministrazione si può dedicare agli acquisti in rete al di sotto della soglia comunitaria. In pratica, è riservata agli approvvigionamenti con un importo economico inferiore rispetto a quello definito dalla Commissione Europea.

Per raggiungere questo scopo, il MEPA è gestito dalla società Consip (Concessionaria Servizi Informativi Pubblici) per conto del Ministero dell'Economia e delle Finanze.

Perché esiste il MEPA

Come abbiamo accennato, l'obiettivo è quello di razionalizzare e digitalizzare gli acquisti pubblici, riducendo i costi, i tempi e la burocrazia.

• È uno strumento agile e rapido che permette gli affidamenti diretti di lavori, servizi e forniture senza le procedure più complesse - riservate alle spese sopra la cosiddetta soglia di rilevanza comunitaria.

• Il MEPA aiuta la pubblica amministrazione a semplificare le procedure e ridurre i costi amministrativi, anche con la sostituzione degli elaborati su carta con sistemi e documenti digitali.

• La piattaforma promuove le pratiche di trasparenza, efficienza e competitività negli approvvigionamenti pubblici, perché permette un confronto più efficace delle offerte.

Come funziona il MEPA

Si può definire un e-marketplace elettronico dove le PA registrate possono consultare i cataloghi e acquistare, tramite ordini o richieste di offerta.

• Gli acquisti possono essere fatti direttamente, confrontando i cataloghi elettronici dei fornitori abilitati.

• Solo i fornitori accreditati e abilitati possono offrire beni e servizi su questa piattaforma.

• Gli enti acquistanti devono essere registrati come Punto ordinante o Punto istruttore per comprare.

Un vantaggio per entrambi (fornitori e PA) è che il processo di acquisto è gestito in modo digitale e automatizzato in ogni fase: ricerca fornitori, richiesta delle offerte, ordini e fatturazione.
Inoltre, i sistemi software integrati della piattaforma permettono facilmente di gestire fornitori, cataloghi, gare d'appalto e, allo stesso tempo, di monitorare le spese.

Chi può usare il MEPA

L'accesso a questo portale di e-procurement (approvvigionamento elettronico) è riservato alla PA e agli operatori economici abilitati, mentre i privati cittadini non possono acquistare direttamente.

• Può essere utilizzato per gli acquisti dalle Pubbliche Amministrazioni italiane abilitate (ministeri, enti locali, scuole, aziende sanitarie e ospedali, scuole, università, ecc.)

• Può essere usato dagli operatori economici (imprese, liberi professionisti, consorzi) per la vendita di beni, servizi o lavori alla Pubblica Amministrazione.

Come si acquista su MEPA

Il processo tipico di acquisto, prevede diverse fasi.

• Accesso alla piattaforma e ricerca dei beni/servizi che la PA necessita.

• Confronto delle offerte disponibili, inserite dagli operatori economici.

• Emissione di un ordine diretto dal catalogo di un fornitore oppure emissione della richiesta di offerta per il confronto dei preventivi.

• Completamento dell'acquisto con la firma digitale e gli strumenti di pagamento autorizzati.

Per fare un esempio, si può navigare direttamente nelle aree merceologiche come quella di "Arredi, complementi ed elettrodomestici". L'operatore economico pubblica il suo catalogo, come Avalon con poltrone, divani e divanetti per i luoghi pubblici. Sarà possibile sia ricevere un ordine diretto di acquisto, in cui la PA accetta l'offerta pubblicata nel catalogo, sia una richiesta di offerta.

In ogni caso il flusso, completamente digitale, riduce i tempi lunghi e la complessità, tipici della procedura tradizionale.

Perché le imprese dovrebbero considerare il MEPA

Questo portale di e-procurement rappresenta un'opportunità preziosa per vendere i propri beni o servizi alla Pubblica Amministrazione.

• Permette l'accesso ad un mercato con migliaia di potenziali acquirenti pubblici, riuniti in un'unica piattaforma gratuita; un sistema che riduce i costi e i tempi commerciali.

• La modalità digitale del MEPA assicura condizioni di acquisto secondo regole trasparenti, con la possibilità di partecipare a ordini diretti e richieste d'offerta in modo standardizzato.

• Il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione offre alle imprese la possibilità di aumentare la visibilità dei propri prodotti o servizi, su scala nazionale.

• Favorisce un contatto diretto e semplificato, senza bandi complicati, mentre rende anche il prestigio di essere accreditati come fornitori qualificati della PA.

Vantaggi principali per la PA

Anche le pubbliche amministrazioni ottengono dei benefici, aderendo e acquistando tramite il MEPA.

• Riduzione di costi e tempi per l'approvvigionamento dei beni e dei servizi. Tutto è semplificato, con procedure d'acquisto digitalizzate e rapide.

• Processo di acquisto trasparente e tracciabile, che garantisce la conformità alle normative nazionali e comunitarie.

• Confronto facile tra delle offerte sui cataloghi digitali, che permette di valutare subito i prezzi più competitivi e risparmiare (anche sull'uso della carta).

• Scelta più ampia di fornitori qualificati, tra le migliaia di aziende e professionisti registrati, con un vantaggio di prospettiva per ottenere il miglior prodotto o servizio.

Approfondire per operare meglio nel Mercato Elettronico della PA

Il MEPA rappresenta uno strumento fondamentale per la digitalizzazione degli acquisti pubblici in Italia, con benefici sia per le amministrazioni sia per le imprese fornitrici.
Per questo, è utile approfondire quali sono le modalità di iscrizione e l'utilizzo della piattaforma, seguendo le regole del sistema eProcurement.

È utile rivolgersi a dei consulenti oppure agli sportelli, fisici o virtuali, dedicati alle esigenze delle aziende e delle PA rispetto al MEPA. Sarà più facile registrarsi, abilitarsi e operare sulla piattaforma, anche tramite una formazione sui mercati elettronici.